Desafio: aprenda como organizar melhor o seu trabalho

Quer saber como organizar o seu trabalho para ganhar mais foco e produtividade? Muitas pessoas procuram por dicas de organização no trabalho, porque querem alcançar melhores resultados do que os atuais.

Percebo que alguns profissionais que fazem o próprio horário de trabalho, muitas vezes não conseguem decidir o que fazer. Outros se rotulam como “bagunceiros”, porque nunca terminam o que começaram.

E tem aqueles com dificuldade em manter o foco e a concentração no trabalho, devido a ansiedade. E existem também os que perdem o foco a todo momento, porque se desdobram na tentativa de atender a todos.

É fato que muitas pessoas estão acostumadas em receber ordens. A falta de clareza e de planejamento de objetivos, pode levar o profissional a um estado mental de indecisão.

A ansiedade é uma sensação antecipada do futuro, sob um ponto de vista pessimista. Quando você tenta fazer muitas coisas ao mesmo tempo, o seu foco dissipa.

Veja o que você encontrará nos próximos parágrafos:

Assista ao vídeo:

A liberdade de horário para trabalhar e a dúvida sobre o que fazer

Muitas pessoas têm liberdade de escolha para fazerem o próprio horário, e, apesar disso, não conseguem decidir o que fazer. Essa situação acontece principalmente na vida de pessoas autônomas, que com o passar do tempo, se torna uma grande frustração.

Algumas dessas pessoas estão tão acostumadas em receber ordens, que não conseguem se tornar “chefe” de si próprias. Outro grande problema que acontece com frequência, é a falta de clareza e planejamento dos objetivos delas.

Tudo isso acaba contribuindo para que a pessoa entre num estado mental de indecisão, afetando totalmente o seu desempenho profissional. Você vai descobrir como é possível vencer esse desafio.

Uma das habilidades mais importantes que precisa ser desenvolvida por quem faz o próprio horário, é a autodisciplina. É praticamente impossível que você consiga ter um bom desempenho no seu trabalho, sem que você estabeleça regras de organização para si mesmo.

Afinal, os grandes empresários que alcançam resultados extraordinários, são pessoas disciplinadas, que se preocupam em ser produtivas dentro do horário estabelecido. A autodisciplina é um fator fundamental para a sua organização profissional.

Você só conseguirá sobreviver como profissional, empreendedor ou empresário, agindo de fato como o seu próprio chefe. No início, o processo pode parecer desafiante, porém, depois um certo tempo, você se habitua e tudo fica natural.

Crie objetivos profissionais para si mesmo, planejando as ações necessárias para alcança-los, e depois dívida essas ações de modo que possa executá-las diariamente. Quando você segue por esse caminho, a sensação de dúvida sobre o que fazer desaparece instantemente, pois agora você tem um alvo para atingir.

Este simples conceito pode fazer uma grande diferença na organização do seu trabalho. Muitas vezes, começamos as coisas e não terminamos, e de repente criamos rótulos limitantes para nós mesmos.

Vença o rótulo de “bagunceiro” terminando o que começou

Você alguma vez na vida já se rotulou como “bagunceiro”? Apesar de não conhecê-lo pessoalmente, imagino que essa situação já tenha acontecido com você em alguns momentos em sua vida.

Algumas pessoas se rotulam como “bagunceiras”, porque nunca conseguem terminar o que começaram. Esse fato acontece, porque a sensação de dever cumprido só se manifesta quando se finaliza aquilo que teve início.

Além disso, é preciso metrificar os resultados de cada ação, para que possa avaliar a efetividade das mesmas, e até mudar de estratégia caso seja necessário. Esse processo funciona como um treinamento para atletas profissionais, ou seja, avaliar cada resultado.

Vivemos numa era repleta de oportunidades, com uma quantidade monstruosa de informações. O que a maioria das pessoas fazem é tentar seguir o fluxo dessas oportunidades, inundando os seus cérebros com ideias e conceitos que muitas vezes não se aplicam à realidade.

Se você criar dezenas de atividades para realizar, as chances de se perder no meio do processo são altíssimas. Para evitar que você caia nessa armadilha, na qual muitos definem como “overload” de informação, você precisa começar pequeno e seguir com consistência.

Tudo o que você precisa fazer é começar com o primeiro passo, pequeno, e depois continuar repetindo.

O processo de começar pequeno é o mesmo que usamos quando estávamos aprendendo a caminhar. Naquela época, não tínhamos músculos desenvolvidos e nem coordenação para executar os movimentos. Mas hoje, fazemos isso com muita facilidade. Através da prática e repetição, fomos ganhando força física e confiança.

Outro ponto importante é dar sequência na ação inicial, fazendo a seguinte pergunta muito simples e eficaz:

“Qual é o meu próximo passo?”

Por exemplo, se você começou a ler um livro de quinhentas páginas, e leu apenas cinquenta, o seu próximo passo talvez seja ler as próximas dez páginas, e depois as próximas dez, seguindo nesse ritmo até que você finalize a leitura.

Você precisará de poucos minutos diários para alcançar, em pouco tempo, o seu objetivo. E depois você poderá usar este mesmo processo para execução de qualquer atividade ou tarefa profissional.

Não é necessário conhecer muitas técnicas de organização no trabalho. Se você aplicar as mais essências, poderá colher excelentes frutos.

Com essa ação você conseguirá manter o foco na atividade que estará realizando, do início ao fim. Além disso, tendo essa atitude, você se blinda de uma emoção negativa que se manifesta na vida de muitas pessoas, impedindo-as de forcarem no trabalho que estão realizando.

A dificuldade de manter o foco no trabalho causada pela ansiedade

Um dos grandes motivos que impede algumas pessoas de manter o foco no trabalho, é uma emoção limitante chamada ansiedade. A ansiedade é uma antecipação pessimista do futuro, que consome uma grande quantidade de energia, e que também pode fazer com que as pessoas fiquem paralisadas em vez de agirem.

Na verdade, quando percebemos uma grande quantidade de tarefas que exigem nossa capacidade de execução dentro de um curto espaço de tempo, e de repente começamos a experimentar incerteza em vez de certeza, passamos a experimentar a ansiedade.

Existem duas nuances no que diz respeito a sensação de ansiedade no trabalho:

Na primeira, você tem uma pilha de relatórios para concluir, com um prazo de execução curtíssimo. Na segunda, o financeiro da sua empresa está negativo e você precisa desesperadamente vender para sobreviver no mercado.

Quando você entra neste tipo de estado emocional de total desespero, cortisol e adrenalina são injetados no seu sistema pelas glândulas adrenais, estimulando o aumento da pressão arterial, causando o aceleramento do coração.

Esse mecanismo funciona como um meio de defesa do seu sistema, para fazer com que você tenha uma reação diante da situação estímulo, ou então, que fuja dela.

Foi dessa forma que os nossos antepassados, numa época bem longínqua, conseguiram sobreviver aos ataques de dentes de sabre e outros animais selvagens de muito antigamente.

Uma boa ideia para lidar com a ansiedade no trabalho, é fazer uma análise daquilo que o deixa ansioso, em outras palavras, identificar a causa. Uma vez identificada a causa, o próximo passo é se preparar mentalmente para lidar com a situação que o desafia.

Explore os seus recursos, suas opções e suas ações disponíveis, do melhor modo possível. Usar a capacidade de focar, muitas vezes, significa eliminar qualquer distração que esteja impedindo-o de trabalhar bem.

Se você estiver trabalhando realmente focado, dificilmente dará importância para o medo, a ansiedade ou qualquer outro sentimento de insegurança. Aja em vez de ficar paralisado, com a consciência de que se não der certo, pelo menos você teve a coragem de entrar em ação. Isso é o mais importante.

Chega em um determinado momento que precisamos parar para priorizar as atividades mais importantes no trabalho, pois, de outra maneira, afundamos numa demanda de trabalho sem fim.

Desdobrando-se no ambiente de trabalho através do sacrifico do foco

Você é a pessoa mais procurada por todos no seu trabalho? Quando surge uma emergência ou problema para resolver, o primeiro nome lembrado por seus colegas ou funcionários, é o seu? Algumas pessoas perdem o foco no ambiente de trabalho, porque se desdobram para atender as demandas de todos ao redor.

A falta de instrução sobre os processos dentro de uma empresa, faz com que alguns profissionais consultem frequentemente a pessoa detentora do conhecimento e habilidade para resolver os problemas.

Se você estiver se desdobrando no trabalho, com a sensação de que está sacrificando o seu foco, talvez seja hora de tomar uma atitude e mudar este cenário. Afinal, você é um “human being” (ser humano) e não um “human doing” (fazedor humano).

Uma das maneiras de lidar com essa situação, principalmente se você ocupar uma posição de liderança dentro de uma empresa, é você comunicar aos outros que está se sentindo sobrecarregado por realizar tudo ao mesmo tempo.

A falta de comunicação pode ser uma barreira que pode estar lhe impedindo de produzir no nível necessário. Por esse motivo, diga aos outros que precisa de tempo para se concentrar no trabalho, e que está disposto a ajudá-los no horário que for mais conveniente.

É praticamente impossível ter um fluxo produtivo quando você é interrompido a todo o momento. Alguns colegas de trabalho ou funcionários tendem a se acomodarem quando sabem que existe alguém disposto a resolver os seus problemas. Por esse motivo, você precisa defender o seu tempo, o seu foco e a sua produtividade.

Outro ponto importante que você precisa ficar consciente, é que tentar executar muitas coisas ao mesmo tempo pode levá-lo a erros irreparáveis. Você precisa focar em uma execução de cada vez. Se até o seu computador pode travar se você executar vários programas ao mesmo tempo, imagine o que acontece com o seu cérebro.

Portanto, foque em cada tarefa em vez de tentar realizar muitas atividades ao mesmo tempo. Lembre-se que a multitarefa pode muito mais lhe prejudicar do que trazer benefícios.

Conclusão

Ao entender e aplicar os conceitos compartilhados aqui, você passa a perceber que a autodisciplina é um dos melhores antídotos contra a indecisão de exercer o próprio horário, e o rótulo de “bagunceiro” cai por terra quando você começa pequeno e dá sequência no que você começou.

Sentimentos ruins como a ansiedade desaparecem quando você analisa a situação, e se antecipa da melhor maneira possível, com fé na concretização do seu objetivo profissional.

O seu foco e produtividade fluem no trabalho, quando você defende o seu tempo através de uma comunicação honesta, deixando claro para as pessoas que você quer ajudá-las no momento mais conivente, sem se desdobrar como um multitarefeiro desgovernado.

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